Kuvittele myyjä, jolla on sata asiakasta. Hänen pitäisi muistaa, kenelle hän lupasi soittaa tiistaina, kuka pyysi tarjousta ja kenen kanssa kauppa on melkein valmis. Jos tiedot ovat muistilapuilla, sähköposteissa ja myyjän päässä, jotain unohtuu varmasti. Ja kun myyjä vaihtaa työpaikkaa, tieto lähtee hänen mukanaan.

Tätä varten on olemassa asiakkuudenhallintajärjestelmiä, eli CRM-järjestelmiä. Varsovalainen Livespace on yksi niistä. AIN:n mukaan sen perustivat vuonna 2013 Marcin Stańczak, Michał Skurowski ja Michał Szkodziński.

## Mikä on CRM?

CRM tulee englannin sanoista customer relationship management. Se on ohjelmisto, johon kerätään kaikki tieto asiakkaista: yhteystiedot, keskustelut, tarjoukset ja sovitut tehtävät. Kun myyjä avaa asiakkaan tiedot, hän näkee koko historian yhdellä silmäyksellä.

AIN:n mukaan Livespace on pilvipohjainen CRM-alusta yrityksille, ja se keskittyy myyntiprosessin automatisointiin, tehtävien hallintaan ja asiakastietojen järjestämiseen. Sen asiakkaat ovat pieniä ja keskisuuria yrityksiä.

## Myyntiprosessi näkyväksi

Hyvä CRM tekee myynnistä järjestelmällistä. Jokainen mahdollinen kauppa kulkee vaiheiden läpi: ensimmäinen yhteydenotto, tapaaminen, tarjous, neuvottelu ja kaupan solmiminen. Kun vaiheet näkyvät järjestelmässä, myyntipäällikkö näkee, missä kohtaa kaupat jumittuvat ja mihin kannattaa panostaa.

Automaatio auttaa myyjää. Järjestelmä voi muistuttaa, kun on aika soittaa asiakkaalle, tai luoda tehtävän automaattisesti, kun kauppa siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Näin myyjä voi keskittyä asiakkaisiin eikä muistilappuihin.

## Kotimaisen markkinan etu

Kansainvälisiä CRM-järjestelmiä on paljon, ja moni niistä on suuria ja tunnettuja. Livespace erottui kotimarkkinallaan palvelemalla puolalaisia yrityksiä niiden omalla kielellä ja ymmärtämällä paikallisia tarpeita. Pienelle yritykselle voi olla helpompaa ottaa käyttöön järjestelmä, jonka tuki puhuu samaa kieltä ja joka on suunniteltu juuri sen kaltaisille yrityksille.

AIN:n mukaan Livespacea käyttää yli 1 000 yritystä.

## Kasvua vuosien työllä

Livespace ei ole räjähdysmäisen kasvun tarina, vaan pitkäjänteisen työn tulos. Startup My Way -podcastin mukaan yrityksessä oli noin 30 työntekijää ja yli neljän miljoonan vuosittaiset toistuvat tulot. AIN:n mukaan liikevaihto vuonna 2023 oli 10 miljoonaa złotya.

Vuosittaiset toistuvat tulot ovat SaaS-yritykselle tärkeä mittari. Kun asiakkaat maksavat kuukausittain tai vuosittain, yritys voi ennustaa tulonsa paremmin kuin kertamyynnissä. Jokainen uusi asiakas kasvattaa tuloja pitkäksi aikaa, kunhan asiakas pysyy tyytyväisenä.

## Rahoitus Euroopan valloitukseen

AIN:n mukaan Livespace keräsi vuonna 2024 10 miljoonan złotyn, noin 2,3 miljoonan euron, B-rahoituskierroksen, jota johtivat INventures ja ARIA Fund. AIN:n mukaan rahat on tarkoitus käyttää tuotekehitykseen, infrastruktuurin skaalaamiseen ja kansainväliseen laajentumiseen.

Rahoitus ei ole liikevaihtoa, vaan sijoittajien rahaa kasvun rahoittamiseen.

Kansainvälistyminen on kotimaassa menestyneen SaaS-yrityksen luonteva seuraava askel. Ohjelmistoa ei tarvitse kuljettaa, mutta se on käännettävä, sovitettava paikallisiin tapoihin ja markkinoitava uusille asiakkaille.

## Kolmen perustajan tiimi

Livespacella on kolme perustajaa. Ohjelmistoyrityksessä tarvitaan yleensä sekä teknistä osaamista että ymmärrystä myynnistä ja asiakkaista. CRM-järjestelmän tekijöille myynnin ymmärtäminen on erityisen tärkeää, koska tuote on tehty myyjille. Jos tekijät eivät tunne myyjän arkea, he eivät osaa rakentaa työkalua, joka oikeasti auttaa.

## Asiakas maksaa joka kuukausi

SaaS-yrityksen tärkein tehtävä on pitää asiakkaat tyytyväisinä. Jos asiakas lopettaa tilauksen, tulot putoavat. Siksi asiakastuki, koulutus ja tuotteen jatkuva parantaminen ovat yhtä tärkeitä kuin uusien asiakkaiden hankkiminen. Hyvä CRM-yritys käyttää usein omaa tuotettaan seuratakseen omia asiakkaitaan, jolloin se näkee itse, miten työkalu toimii käytännössä.

## Riskit

CRM-markkinalla kilpailu on kovaa, ja suurilla kansainvälisillä toimijoilla on valtavat resurssit. Asiakkaat voivat vaihtaa järjestelmää, jos tuote ei kehity tarpeeksi nopeasti. Asiakastiedot ovat arkaluonteisia, joten tietoturvan on oltava kunnossa. Kansainvälistyminen voi epäonnistua, jos tuote ei erotu uusilla markkinoilla.

## Pienet yritykset asiakkaina

Pienten ja keskisuurten yritysten palveleminen on erilaista kuin suurten yritysten. Pienellä yrityksellä ei ole omaa IT-osastoa, joten järjestelmän on oltava helppo ottaa käyttöön ja käyttää ilman koulutusta. Hinnan on oltava kohtuullinen, ja tuen on oltava nopeaa. Toisaalta pieniä yrityksiä on paljon, joten markkina on suuri. Kun tuote on helppo, asiakas voi aloittaa itse ilman myyjän apua, mikä pitää myynnin kustannukset pieninä.

## Kokeile itse

Tee taulukko, jossa seuraat jotain omaa projektiasi, esimerkiksi kesätyöhakemuksia tai kirpputorimyyntiä. Tee sarakkeet vaiheille, kuten "haettu", "vastaus saatu", "haastattelu" ja "valmis". Siirrä jokainen rivi eteenpäin, kun asia etenee. Olet juuri rakentanut yksinkertaisen CRM:n.

## Mitä tästä voi oppia

**Tee tuotteesta helppo.** Pieni yritys aloittaa ilman IT-osastoa.

**Tunne käyttäjäsi arki.** Myyjille tehty työkalu vaatii myynnin ymmärrystä.

**Pidä asiakkaat tyytyväisinä.** Jokainen lopettanut asiakas vie tuloja.

**Järjestys auttaa myymään.** Kun tieto on yhdessä paikassa, mikään ei unohdu.

**Automaatio vapauttaa aikaa.** Muistutukset hoitavat rutiinit.

**Paikallisuus on kilpailuetu.** Oma kieli ja tuki erottavat suurista kilpailijoista.

**Toistuvat tulot kasvavat vähitellen.** Jokainen uusi asiakas tuo tuloja pitkään.

**Pitkäjänteisyys kantaa.** Kasvu rakentui vuosien työllä.

**Kotimarkkina on ponnahduslauta.** Menestys Puolassa loi pohjan laajentumiselle.